手持ち文書の半分は捨ててもOK～書類整理～

整理収納アドバイザーの阿波根です。

 

セミナーなどで「整理に困っているもの」を聞くと、たいてい上位に食い込むのが「書類」です。

あっという間にたまってしまい、捨てようとしても時間がかかる、それが書類整理です。

 

これは企業にもあてはまることで、整理せずに過ごしているとあっという間に書類ファイルがたまっていき、収納スペースもなくなってしまいます。

 

さて、この「書類」に関して面白い数字があるのですが、会社などで書類整理をすると、保有文書の５割は破棄、３割を書庫で保存、残りのたった２割がオフィスで保管すべき文書なのだそうです。

 

しかも、見る文書の９９％が作成・収集されてから１年のものだそう（米国NAREMCO調査）。つまり、１年を超えたらほぼほぼ見ない、ということになります。

ここからも、「１年たったら、捨ててしまってもさして問題はない」と言えるかもしれませんね。

 

この基準は一般家庭でも当てはまるのではないでしょうか。

年度末や年末など、ちょうどいい区切りで見直していくとわかりやすいかと思います。

 

と、そんなことを言っている私ですが、ずっと残していた仕事書類がそろそろ幅をきかせてきたので、今回思い切って整理をすることにしました。

 

・古い情報は捨てる

・見返す必要のない書類は捨てる

・データがあるものは紙の方を捨てる

・取っておきたいけれど滅多に見ることのないものはデータ化して紙は捨てる

など、なるべく紙で持たないよう意識しながら進めたのですが、思いのほか不要な書類が出てきて、初めのうちはレジ袋サイズのゴミ袋に入れていたのを…

ゴミ袋が全然足りないので、途中から４５リットルの袋に入れることに。

５割まではいかなかったものの３～４割は破棄したでしょうか。結構スッキリしました。

とはいえ結構大変だったので、今後は初めから紙ではなくデータで持つようにしようと改めて思いました(^^;)

 

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